Los gastos del mes

Registrar un gasto

Entrá al edificio, pestaña Gastos del período. Arriba elegís el mes con las flechas, al lado ves el saldo de la Caja del edificio · hoy, y a la derecha está Registrar gasto. El formulario se llena como se lee una factura, y arranca por el papel que tenés en la mano:

1. El comprobante, primero. Arrastrá la factura (PDF, imagen, Word o Excel, hasta 10 MB). Aedilium la lee y prellena lo que el papel diga: la categoría, el detalle, el monto, la moneda, la fecha de la factura y su número. Todo queda editable — lo que ya hayas escrito nunca se pisa — y arriba del formulario te dice exactamente qué campos completó. Si el archivo no es una factura ni un recibo, no prellena nada y te lo avisa: queda adjunto igual. Es opcional: un gasto sin comprobante se carga a mano como siempre.
2. Qué se pagó. La categoría (limpieza, ascensor, la que sea — podés crear una nueva con «Crear categoría…») y el detalle: qué se pagó, con tus palabras.
3. Cuánto y cuándo se pagó. El monto, la moneda y las dos fechas: la Fecha de pago (cuándo salió la plata de la caja) y la Fecha de la factura, que es opcional y la que ve el vecino en su liquidación. El Nº de factura también es opcional y sale en la columna «Factura» de la liquidación.
4. De qué fondo sale. Por defecto, Gastos comunes: el gasto se reparte entre las unidades y se les cobra en este cierre. Si elegís un fondo —el de reserva, uno de obra—, la plata sale de ahí y este mes no se le cobra a nadie: las unidades ya la pagaron con su cuota. Elegirlo bien importa, y la pantalla te dice qué implica cada opción en el momento de elegirla. Cuando el gasto sale de un fondo, el reparto no aparece: no hay nada que repartir.
5. Cómo se reparte. Hay tres formas y conviene saber cuál es cuál:
   • Todo el edificio — se reparte entre todas las unidades según las milésimas. Las exentas de esa categoría quedan fuera solas, y el formulario te lo avisa.
   • Todo el edificio, menos algunas — lo mismo, pero dejando afuera las que marques. Es para el caso típico: los locales de planta baja que no pagan el ascensor. Marcás las tres que no lo pagan en vez de tildar las treinta y tres que sí. La parte de las que quedan afuera no se pierde: la absorben las demás en proporción a sus milésimas.
   • Unidades específicas — lo cobran solo las que elijas, de tres maneras: en partes iguales; por cantidad de cocheras, donde la unidad con dos paga el doble que la de una (declarás cuántas tiene en su ficha); o con un monto por unidad, y ahí la suma tiene que dar el total del gasto (el formulario la controla).
   En un edificio de cuota fija no hay reparto: el gasto sale de la caja y las unidades siguen pagando su cuota.

¿Y si esas unidades no lo pagan nunca? Entonces no es una exclusión de este gasto sino una propiedad de la unidad: una exención. Al excluirlas, el formulario te ofrece —con una casilla, apagada— dejarlas exentas de esa categoría al guardar. Marcala y no las tenés que volver a excluir: desde el mes siguiente «Todo el edificio» ya las deja afuera solo. Lo mismo se puede hacer desde la ficha de cada unidad, en Unidades.

Tocá Registrar gasto y listo. Para corregir uno, Editar en su renglón; para borrarlo, Eliminar gasto — la caja registra el reverso y no se puede deshacer.

El saldo de la caja, a la vista

Apenas escribís el monto, debajo aparece la consecuencia: «Saldo en caja: … → después de este gasto: …». Si el gasto deja la caja en negativo, Aedilium no te frena — la factura que llegó hay que registrarla igual — pero te pide reconocerlo con una casilla: «Entiendo que la caja queda en negativo… y registro el gasto igual». La caja nunca se va a rojo sin que alguien lo haya visto.

El mes al que pertenece

Cada gasto vive en un período — un mes, escrito como 2026-07. El período es el que manda: es el mes cuyo cierre reparte ese gasto entre las unidades. Elegilo con las flechas del selector antes de registrar.

El período no tiene por qué coincidir con la fecha en que se pagó, y en la práctica casi nunca coincide: la mayoría de los servicios de un edificio se facturan a mes vencido. La empresa del ascensor hace el service en julio, factura el 20 de julio y se le abona el 4 de agosto. Por eso el gasto tiene dos fechas, y cada una contesta una pregunta distinta:

La fecha de pago es cuándo salió la plata de la caja. Es la que fecha el movimiento en el libro, así que va el día en que se pagó de verdad — el 4 de agosto del ejemplo — aunque el gasto se reparta en el cierre de julio.

La fecha de la factura es la que trae el papel del proveedor: el 20 de julio. Es opcional, no tiene restricción de mes, y es la que ve el vecino en su liquidación, porque es la fecha que se defiende en una asamblea.

Lo único que no se puede es fechar un pago dentro de un mes cuyo cierre ya está aprobado: eso cambiaría la caja de un mes cuya liquidación los vecinos ya recibieron. Si te pasa, el sistema lo dice nombrando el mes.

Cuando el cierre de un mes está aprobado, sus gastos quedan congelados: la pestaña lo dice con un candado y ya no se editan. Cómo corregir un mes cerrado se cuenta en Cerrar el mes.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si una unidad está exenta de la categoría del gasto?

Queda fuera del reparto de ese gasto, y su parte se reparte entre las demás. El formulario te lo avisa antes de guardar, para que no te sorprenda en la liquidación.

¿Puedo registrar un gasto si no sé cuánta plata hay en la caja?

Sí. Si Aedilium no puede leer el saldo en ese momento, te lo dice y el gasto se registra igual: no saber cuánto hay no puede impedir registrar una factura que ya llegó.

¿La plata que saco de un fondo se registra como gasto?

Sí, y es la forma recomendada: cargás el gasto como siempre y en «De qué fondo sale» elegís ese fondo. Se descuenta del fondo y no se le cobra a nadie — las unidades ya lo pagaron con su cuota. La extracción de la pestaña Caja (La caja) queda para la plata que sale sin ser un gasto del edificio.

¿Y si la factura llegó pero el banco la debita a fin de mes?

Registrala hoy con la tilde «Todavía no se pagó»: el gasto entra al mes —cuenta en el cierre como cualquier otro— pero no sale un peso de la caja. En la lista queda con el chip «Pendiente de débito», y cuando el banco debite tocás Confirmar pago…: elegís la fecha real del débito y la salida entra a la caja con el mismo monto de la factura — si el banco debitó otra cifra, corregí el gasto antes de confirmar. Confirmar funciona aunque el mes ya esté cerrado: no cambia ningún número del cierre, solo le pone fecha a una salida ya contada.

¿Quién puede registrar gastos?

Todo el equipo de la administración. Crear categorías nuevas del catálogo, en cambio, es solo del admin principal.