La caja

Una sola caja, fondos como conceptos

Arriba de todo, las cajas del edificio: gasto común, fondo de reserva y los fondos que hayas abierto, incluidos los que todavía están vacíos. Entrás a uno y ves sus movimientos; el saldo grande pasa a ser el de ese fondo, con el total del edificio debajo. Mirar un fondo no mueve un peso.

La caja es una sola — un fondo no es otra caja ni otra cuenta bancaria: es el nombre que dice para qué es esa parte de la plata. Por eso el total del edificio es la suma de los fondos, y cambiar de fondo no cambia ese total.

Un fondo nuevo se abre acá con + Abrir un fondo: le ponés el nombre y con cuánta plata arranca, sacada de otro fondo. La plata es lo que lo hace existir — un fondo sin plata y sin cuota no puede recibir nada. También nace solo si le configurás su cuota de fondo al edificio: desde el primer cierre que la cobre, aparece acá. Ojo con el nombre: un fondo abierto no se puede borrar, porque el libro de caja no se reescribe.

Los movimientos a mano

Los gastos y los cobros mueven la caja solos: cada gasto registra su salida del fondo que elegiste al cargarlo (Los gastos del mes), y cada pago escribe su entrada repartida entre los fondos que esa boleta cobraba — si la unidad pagó 1.184,52 de los cuales 1.000 eran fondo de reserva, esos 1.000 entran al fondo de reserva y no al gasto común (La cobranza). Para todo lo demás hay cuatro botones:

1. Registrar depósito — plata que entra sin pasar por una cobranza: una transferencia, el saldo que traés de otra administración, un aporte extraordinario.
2. Registrar extracción — plata que sale de un fondo ya juntado y no se le cobra a las unidades: la obra que se paga del fondo acumulado. No es un gasto del mes — un gasto se reparte, esto no.
3. Mover entre fondos — repartir distinto lo que ya está en la caja: lo que la asamblea destinó al fondo de reserva, lo que se aparta para una obra. El saldo del edificio no cambia en un peso; cambia cómo está repartido. La pantalla te muestra con cuánto queda cada fondo antes de que confirmes.
4. Ajuste contable — la corrección pura: una diferencia de arqueo, un asiento que quedó mal. Es la única puerta donde elegís el signo, y lo hacés con dos opciones con nombre: «Faltaba plata en la caja (suma)» o «Sobraba plata en la caja (resta)».

El formulario es el mismo para los tres: monto, moneda, fecha, concepto y nota. El monto va siempre en positivo — el signo lo pone la acción que elegiste. Y la Fecha del movimiento es el día en que la plata se movió de verdad: puede caer en un mes ya cerrado, y es justamente el remedio para corregir uno.

La nota es obligatoria. Contá de dónde vino o en qué se usó la plata: es lo único que va a explicar este movimiento dentro de un año.

Al apretar el botón, Aedilium todavía no anota nada: primero te muestra «Así queda la caja», con el número — de cuánto pasa a cuánto. Recién cuando confirmás, se escribe en el libro.

El saldo sale de la historia

El saldo de la caja no se edita nunca: se calcula sumando cada movimiento de la historia — el saldo inicial del alta, cada gasto, cada cobro conciliado, los honorarios que el ciclo emite solos, y tus depósitos, extracciones y ajustes. El histórico de abajo lo muestra todo: fecha, movimiento, concepto, detalle, monto y quién lo hizo — «Automático» cuando lo escribió el sistema, «Salió del equipo» cuando el autor ya no está en la administración.

Y el libro no se borra: un movimiento confirmado queda en el histórico a tu nombre para siempre. ¿Te equivocaste? Se corrige registrando otro movimiento que lo compense — así la corrección también queda a la vista.

Preguntas frecuentes

¿Cómo cargo la plata que el edificio ya tenía antes de Aedilium?

Si estás dando el alta, el campo «Saldo inicial de caja» del asistente. Si el edificio ya existe, un «Registrar depósito» con el saldo de hoy y una nota que diga de dónde viene: desde ahí, cada gasto descuenta solo.

¿La plata de un fondo tiene que estar en otra cuenta bancaria?

No. El concepto dice cómo se lee el movimiento en el desglose, no de qué cuenta sale la plata. La caja es una; los fondos son etiquetas dentro de ella.

¿Por qué no puedo escribir el saldo directamente?

Porque un saldo tipeado no explica nada. Si el número real no coincide con el de Aedilium, algo pasó — y eso se registra como el movimiento que fue: un depósito, una extracción o un ajuste con su nota.

¿Quién puede mover la caja?

Los depósitos, extracciones y ajustes son del admin principal. Todo el equipo ve la caja completa — y los gastos, que también la mueven, los registra cualquiera del equipo.