La cobranza

El circuito, de punta a punta

Todo pasa en la pantalla Cobranza de la barra superior. La idea es un ida y vuelta de dos archivos: vos le mandás a la red la lista de lo que hay que cobrar, y la red te devuelve un reporte con lo que cobró.

1. Activá tu red, una sola vez. Abajo de todo, en Integraciones, cada red tiene su tarjeta. Activar Abitab… te pide los datos que Abitab le asignó a tu administración — CODEMPRESA, Nro. Empresa, Sub-Empresa, Lote y el pago parcial mínimo que acepta la caja. RedPagos pide uno solo: el prefijo con el que nombra tus reportes. Aedilium valida cada dato con la misma regla que la red exige, así el archivo no rebota después.
2. Generá el archivo del período. Arriba, «El archivo de julio» (con su selector de mes) tiene un botón por red activa: Generar archivo para Abitab. El archivo sale de los cierres aprobados: la pantalla te avisa quién queda afuera — y si el mes en pantalla no tiene ningún cierre aprobado, los botones se apagan y te lleva a aprobarlos. Se descarga y lo subís vos al portal de la red. Las filas salen ordenadas por unidad —001, 002, 003, 101, 201, 1001—, en el mismo orden en el que leés tu padrón y en las dos redes igual.
3. Importá el reporte de pagos. La red cobra y te da un reporte diario — un .txt en Abitab, una planilla en RedPagos. Lo soltás en Importar el reporte de pagos y Aedilium concilia solo: te dice cuántos pagos entraron, cuántos ya estaban y cuántos van a la bandeja. Cada pago entra a la caja repartido entre los fondos que esa boleta cobraba: si la unidad debía gasto común y fondo de reserva, cada parte va a su fondo (La caja).
4. Resolvé la bandeja. Pagos sin conciliar junta los pagos que no encontraron su cuenta solos. Cada fila trae sus candidatas y un buscador por referencia, edificio o unidad — elegís la cuenta, tocás Asignar el pago y produce los mismos efectos que la conciliación automática.
5. El efectivo va aparte. Lo que cobrás en el mostrador se registra en la pestaña Cobranza de cada edificio, con Registrar pago en efectivo: elegís la cuenta, el monto y la fecha, y el pago va sobre las cuotas abiertas más viejas de esa cuenta.

Todo lo que mueve plata acá es del admin principal. El resto del equipo consulta el estado — quién pagó, quién debe — en la pestaña Cobranza de cada edificio.

Quién pagó y quién debe

La pestaña Cobranza del edificio muestra las cuotas del período — cada cuenta con su referencia, su vencimiento, lo cobrado y su estado: Pendiente, Pago parcial, Pagada, Pagada de más, Arrastrada al mes siguiente — o Pagada (crédito arrastrado): la que se pagó de más y su crédito ya lo usó el cierre siguiente. Cada pago aparece con su canal (Abitab, RedPagos, Efectivo) y su fecha, y abajo van los totales por moneda: lo emitido y lo cobrado. Con muchas cuentas, el buscador de arriba filtra al instante por unidad, sub-cuenta o referencia — y los totales pasan a sumar solo lo que quedó en pantalla.

En la pantalla Cobranza de la organización, el Historial guarda cada reporte importado y cada archivo generado, con sus números — si un reporte quedó a medias, su renglón te dice cómo retomarlo.

¿Y si un pago no es de nadie? Pasa: un reporte de otra administración que subiste para probar, una referencia que la red tipeó mal, un cobro que después anularon. Esa fila tiene su propia salida: Descartar. Sale de la bandeja y deja de contar como pendiente, pero no se borra — queda en el reporte con tu nombre, la fecha y el motivo que escribas, y desde Pagos descartados podés devolverla a la bandeja cuando quieras. Descartar no toca la caja: un pago que está en la bandeja nunca se aplicó a ninguna cuenta, así que no hay nada que revertir.

Lo que no se descarta es un pago ya conciliado: ese movió plata. Para deshacerlo está Anular… — la sección que sigue.

Anular un pago

¿Registraste 11.508 y eran 10.508? ¿Le asignaste el pago a la cuenta equivocada? En la pestaña Cobranza del edificio, cada pago tiene su botón Anular…. Te pide el motivo —obligatorio, queda en la auditoría— y deshace las tres cosas que el pago había hecho, de una:

1. La cuota vuelve a deber. Lo que el pago le había cobrado se le descuenta: una Pagada vuelve a Pago parcial o a Pendiente, según lo que quede.
2. La plata sale de la caja con un ajuste, fondo por fondo — si la boleta cobraba gasto común y fondo de reserva, cada parte se devuelve de su fondo, fechada en el mes del pago para que la caja de ese mes cierre bien.
3. El pago queda tachado, no borrado. Sigue en la lista con su fecha y su canal: la historia completa se ve siempre.

Después registrás el pago correcto — un efectivo nuevo con el monto bien, o, si el pago venía de un reporte de red, la fila vuelve sola a la bandeja para que la asignes a la cuenta correcta.

Un límite, que la pantalla te explica si lo tocás: si un cierre posterior ya se aprobó, la deuda de esa cuota viajó como arrastre al mes siguiente y anular el pago la contaría dos veces. En ese caso primero se reabre el cierre más nuevo y después se anula. Anular es del admin principal, igual que todo lo que mueve plata.

Preguntas frecuentes

¿Cómo migro las referencias de mi sistema anterior?

En el edificio, pestaña Unidades → Renumerar referencias…: una planilla con todas las cuentas donde cambiás las que necesites y guardás una sola vez — incluso podés pegar las dos columnas (cuenta y referencia) directo desde Excel. Como se valida cómo queda todo al final, renumerar no te frena a cada paso: solo si una referencia queda repetida de verdad con una cuenta fuera de esa tanda, se avisa una única vez antes de guardar.

¿Qué pasa si un pago no matchea?

Cae en la bandeja «Pagos sin conciliar», con el motivo y sus cuentas candidatas — y hasta que lo asignes, no toca la caja. Si ninguna candidata es la correcta, el buscador encuentra cualquier cuenta de tu administración —de la misma moneda que el pago— por referencia, edificio o unidad. Volver a subir el reporte no rescata esa fila: se resuelve asignándola.

¿Puedo regenerar el archivo?

Sí, todas las veces que quieras: el mismo período devuelve el mismo archivo, con los mismos números — lo ya emitido se conserva. Y si aprobaste un cierre tarde, regenerá: el archivo nuevo suma esas boletas sin cambiar las que ya estaban.

¿Me equivoqué con el monto de un pago — cómo lo corrijo?

Con Anular…, al lado del pago en la pestaña Cobranza del edificio: la cuota vuelve a deber, la plata sale de la caja con un ajuste y el pago queda tachado. Después registrás el pago con el monto correcto. Nada se edita ni se borra — se anula y se registra de nuevo, y las dos cosas quedan a la vista.

¿Y si el vecino paga dos veces?

No se pierde nada ni hay que devolver a mano: la cuota queda «Pagada de más» y el excedente es un crédito a favor que el cierre siguiente le descuenta solo. Su próxima liquidación ya llega con menos para pagar.

¿Y si subo el mismo reporte dos veces?

No pasa nada: Aedilium reconoce el archivo por su contenido (aunque tenga otro nombre) y te muestra el resultado de aquella vez, sin repetir ningún efecto. Ningún pago entra dos veces por repetir un archivo.

¿Cuándo entra la plata a la caja?

En el momento en que el pago se concilia — al importar el reporte, al asignarlo en la bandeja o al registrar el efectivo —, Aedilium escribe la ENTRADA en la caja del edificio y el saldo se actualiza. Cuándo la red te deposita lo recaudado es parte de tu acuerdo con ella; en Aedilium el cobro queda registrado desde la conciliación.